Letar du efter ett enkelt men ändå enkelt sätt att samarbeta och dela uppgifter med ditt team? Microsoft Planner-appen hjälper dig att göra just det och mer.

Sedan introduktionen har Microsoft Planner-appen hjälpt olika team över hela världen genom att hjälpa dem skapa nya planer, organisera och tilldela olika uppgifter, dela dokument, diskutera via chatt vad varje person för närvarande arbetar med och få framstegsuppdateringar för varje uppgift.

Enkelt uttryckt ger appen ett visuellt sätt att organisera teamarbete och hålla sig uppdaterad om framsteg för olika uppgifter.

Appen är byggd för Office 365, men är endast tillgänglig endast för användare med Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium och Education-abonnemangsplaner.

Detta innebär att det inte är tillgängligt för regeringsabonnemang eller personligt bruk.

Några av de uppgifter du kan utföra med Microsoft Planner-appen inkluderar:

• Samarbeta med ditt team
• Bifoga filer, foton, dokument eller länkar
• Lägg till checklistor i uppgifterna
• Lägg till kommentarer till uppgifterna
• Flagga uppgifter med etiketter
• Ställ in och uppdatera framsteg för uppgifter
• Ställ in eller lägg till förhandsgranskningsbild för uppgifter
• Visa utvecklingen av dina planer
• Visa alla uppgifter och planer
• Få e-postmeddelande om uppgifter och planer
• Ta bort uppgifter eller planer
• Spåra framsteg från var som helst, på alla enheter

Hur man skapar en plan i Microsoft Planner-appen

Med Microsoft Planner kan du skapa en plan, organisera och bygga ditt team, tilldela uppgifter och få framstegsuppdateringar.

Användare som är nya i Microsoft Planner kan komma igång genom att besöka task.office.com, skapa planer i webbappen och sedan se och uppdatera sina planer på mobil. Befintliga användare kan få Planner via webb- eller mobilplattformar.

För att komma igång, följ dessa enkla steg nedan:

1. Logga in
2. Skapa en plan
3. Lägg till en uppgift
4. Ställ in ett datum för din uppgift
5. Kategorisera dina uppgifter
6. Lägg till personer från ditt team
7. Tilldela olika teammedlemmar uppgifter
8. Håll koll på framstegen

Steg 1: Logga in

Som nämnts tidigare är Microsoft Planner bara tillgänglig för prenumerationer på arbete eller skolor, så för att du ska logga in behöver du ditt inloggningsuppgifter för ditt arbete eller skolkonton.

Det är viktigt att notera att du inte behöver någon programinstallation på din PC eller annan enhet för att använda appen. Du ansluter helt enkelt till den via din webbläsare.

När du loggar in kan du göra följande:

• Gå in på din arbets- eller skolplaneringssida
• Visa, redigera och skapa planer
• Visa, redigera och skapa uppgifter
• Chatta med teammedlemmar
• Håll koll på framstegen med planer och uppgifter

Så här loggar du in i Microsoft Planner:

1. Öppna webbläsaren
2. Skriv http://office.com/signin eller https://portal.office.com i adressfältet
3. Tryck på Enter-knappen på tangentbordet
4. Välj det konto du vill logga in med
5. Ange din e-postadress och lösenord för det konto du har valt
6. Logga in

Obs! Om du redan har loggat in eller har Office 365-miljön för din arbetsplats, kan du ansluta direkt till Microsoft Planner via appstarteren.

Följ dessa steg för att utföra detta:

1. Välj appstarter i webbläsarfönstret
2. Välj Planner-plattan på hemsidan eller apprutan
3. Anslut till Planner

Skapa ett konto med Microsoft Planner

För att logga in måste ditt arbete eller skolinstitution ha registrerat sig för en kvalificerad Office 365-plan, då ger din administratör dig ett konto.

Om du inte kan logga in trots detta, kolla med ditt arbete eller skolans helpdesk.

Steg 2: Skapa en plan

När du har loggat in i Microsoft Planner kan du komma åt webbplatsen och därmed kunna se de tillgängliga planerna för var och en av dina Office 365-grupper.

Det finns två olika typer av planer: offentliga och privata.

Offentliga planer är synliga för alla i ditt arbete eller skolorganisation, vilket innebär att de kommer upp när någon i organisationen söker efter plan, medan privata planer är synliga för specifika personer som läggs till i planen.

Obs! Om du gör din plan offentlig eller privat görs din Office 365-grupp också offentlig eller privat.

Följ dessa steg för att skapa en plan:

1. Välj en plan genom att gå till Favoritplaner eller Alla planer (du kan också starta en ny plan genom att välja Ny plan
2. Om du väljer Ny plan, ge ditt plan ett namn

   

3. Välj vem som kan se din plan
4. Välj alternativ för att:

• Lägg till en beskrivning
• Bestäm om du automatiskt vill prenumerera på nya medlemmar på avisering

1. Skapa en plan

Obs! Skapa en ny plan skapar också en ny Office 365-grupp. Detta underlättar samarbetet både i Microsoft Planner och andra applikationer som bland annat Outlook och OneDrive.

När du har skapat en plan är nästa steg att lägga till uppgifter.

Steg 3: Lägg till uppgifter, ställ in datum och kategorisera

Så du har loggat in, skapat en plan och nu vill lägga till uppgifter till din plan.

Att lägga till uppgifter är helt enkelt att bryta ner vad som behöver göras och av vem.

Så här lägger du till uppgifter till din plan:

1. Ange ett uppgiftsnamn under rutan Att göra
2. Välj Lägg till uppgift (du kan lägga till flera uppgifter genom att skriva ett uppgiftsnamn, tryck sedan på enter och fortsätt att skriva för att lägga till mer. Om du inte kan se rutan Att göra, klicka på + plustecknet för att visa rutan, lägg sedan till en uppgift

Du kan lägga till mer information till dina uppgifter och bestämma utseendet på styrelsen.

Med Microsoft Planner kan du göra följande med de uppgifter du skapar:

• Ställ in en förhandsgranskningsbild för varje uppgift. För att göra detta, bifoga en fil, foto eller länk till uppgiften eller lägg till en checklista.

Första fotot, filen eller länken du bifogar blir förhandsgranskningen. Om du vill använda en annan bilaga som din förhandsgranskning eller använda en beskrivning istället väljer du uppgiften och väljer sedan Visa på kort. För att ta bort förhandsgranskningen, avmarkera rutan Visa på kort.

• Lägg till uppgiftens start och förfallodatum. För att göra detta, välj en uppgift, lägg sedan till ett startdatum och ett förfallodatum.

Datumen kan också läggas till när du skapar en ny uppgift genom att välja Ställ in förfallodatum.

Om du hittar ett datum är rött, betyder det att uppgiften är försenad även om det fortfarande pågår.

• Flagga uppgifter med etiketter. Etiketter hjälper dig att snabbt upptäcka egenskaper som delas av olika uppgifter som plats, timing och uppgiftskrav.

För att lägga till etiketter till dina uppgifter, gå till styrelsen, välj en uppgift, välj de färgade rutorna till höger och välj sedan flaggan du ska använda och namnge den.

Steg 4: Lägg till personer i ditt team

Följ dessa steg för att lägga till personer i ditt team:

• Gå till Planner
• Välj medlemmar
• Ange namnet på den medlem du vill lägga till

Obs! För närvarande kan du bara lägga till personer i din organisation. Det finns dock en plan i utvecklingen för att göra det möjligt för användare att lägga till personer utanför sina organisationer. Du kan se fler funktioner för närvarande under utveckling på Office 365 Roadmap.

När du lägger till personer kan du sedan tilldela uppgifter till dem.

Om du behöver ta bort någon från listan eller inte längre behöver någon i din plan följer du dessa steg:

1. Välj pilen bredvid Planmedlemmar
2. Peka på personen du vill ta bort
3. Välj de tre punkterna
4. Välj Ta bort

Steg 5: Håll koll på framstegen

• Ställ in och uppdatera uppgiftsprocessen. Microsoft Planner-appen kategoriserar uppgifter till inte startade, pågående och slutförda.

Du kan uppdatera framstegen genom att välja uppgiften och sedan använda rullgardinsmenyn Progress. Du kan använda en checklista för att hålla reda på hur arbetet fortskrider. Men om du letar efter en bredare plan, eller för att se övergripande framsteg i uppgifterna, kommer diagramvyn att ge detta åt dig. När du är klar med en uppgift markerar du den som färdig genom att peka på den och välja kryssmarkeringen.

Obs! Du kan visa avslutade uppgifter genom att bläddra ner i aktivitetslistan och välja Visa slutförd.

När dina uppgifter har ställts in kan du organisera dem i hinkar och lägga till de du kommer att samarbeta med medan du arbetar.

Hur du får e-postmeddelanden om uppgifter

Ibland vill du hålla reda på dina uppgifter när du är på språng, och detta görs möjligt via e-postmeddelanden i Microsoft Planner-appen.

E-postmeddelanden aktiveras när du har skapat en plan, när du läggs till som medlem i en befintlig plan, om en annan medlem kommenterar en uppgift som du kommenterade, om planens ägare aktiverar aviseringar om uppgiften eller om du prenumererar på en planen.

Planägare kan också skicka aviseringar via appen, till planens flöde när en uppgift tilldelas eller markeras som färdig.

Meddelanden är vanligtvis avstängda, så för att få dem måste du aktivera dem.

Så här får du e-postmeddelanden: vad du behöver göra:

• Välj de tre punkterna till höger om din plan
• Välj Redigera plan

  

• Välj Skicka meddelanden om uppdragstilldelning och avslutad uppgift till planens konversationsflöde
• Markera rutan för att aktivera aviseringar (för att stänga av aviseringarna, avmarkera samma ruta).

För att prenumerera på en plan, välj de tre punkterna till höger om planen och välj sedan Följ plan i inkorgen. Gör samma sak för att avsluta prenumerationen, men välj Sluta följa planen i inkorgen.

Fördelar och nackdelar med Microsoft Planner-appen

Pros

• Organisera lagarbete och få mer gjort
• Lätt att använda eftersom du kan starta det med ett klick
• Organisera arbetet visuellt
• Synlighet och öppenhet
• Sömlös samarbete med ditt team
• E-postmeddelanden om uppgifter och planer
• Arbeta på alla dina enheter
• Tillgängliga kanaler för att skicka feedback om det finns problem med appen

Nackdelar

• Ej tillgängligt för personligt eller statligt bruk
• Appen är inte helt utvecklad som andra teamsamarbetsappar som Asana, eftersom vissa funktioner fortfarande är under utveckling

Ladda ner Planner-appen från Microsoft Office Store.

Dela med oss ​​om din erfarenhet med Microsoft Planner-appen i kommentaravsnittet nedan.