Microsoft Office 2010 och 2013 drar nu nytta av en serie nya dokumentinspektörsfunktioner. Dokumentinspektör, även känd som verktyget "Kontrollera problem", kontrollerar dina Office-dokument för objekt som kan innehålla personlig eller dold information.

Denna känsliga information är viktig eftersom den kan avslöja information om presentationen eller ditt företag som du inte vill dela med andra när du delar dina Excel-, PowerPoint- eller Word-dokument. Det är därför du bör kontrollera dokumenten eller metadata (dokumentegenskaper) innan du delar dem offentligt.

Så här fungerar dokumentinspektören. Först försöker den automatiskt ta bort det privata eller dolda innehållet från dokumentet och om det misslyckas får du en varning.

Här är listan över de nya inspektioner:

PowerPoint och Word:

1. Inbyggda dokument
2. Makron, formulär eller ActiveX-kontroller

Excel:

1. Inbyggda dokument
2. Makron, formulär eller ActiveX-kontroller
3. Länkar till andra filer
4. Pivottabeller, PivotCharts, kubformler, skivor och tidslinjer *
5. Data i realtid
6. Excel-undersökningar *
7. Definierade scenarier
8. Aktiva filter
9. Egenskaper för anpassade kalkylblad
10. Dolda namn

Tidslinjer och undersökningar stöds inte i Excel 2010, därför registrerar dokumentinspektören dem bara i Excel 2013. Den officiella Microsoft-bloggen informerar oss också:

"Några av de nya inspektörerna kanske inte dyker upp i Excel 2010 med november- och decemberuppdateringarna för Office 2010. De kommer att visas i en uppdatering i början av 2015."

Även om de nya funktionerna förbättrar dokumentdetektor, om du arbetar med känslig information, kom ihåg att vissa objekt inte kan upptäckas helt enkelt för att dokumentdetektor inte var utformad för att upptäcka dem.

"I Excel kan du till exempel lägga data i en avlägsen rad eller kolumn som du kanske inte ser när du granskar kalkylbladet eller i Word eller PowerPoint. Du kan täcka vissa data med en bild och glömma att de är där."

Som den officiella Microsoft-bloggen påpekar det igen, kom ihåg att dokumentdetektor inte ersätter juridisk granskning. Om du får problem med att avslöja konfidentiell information eftersom du trodde att Document Detector också tog hand om den saken, kom ihåg att Microsoft inte kommer att hållas ansvarigt för det.

Mer information om dokumentinspektören finns på Microsofts supportsida för Excel, Word och PowerPoint.

LÄS OCH: Ingen tur för Windows PC: Rise of the Tomb Rider att släppas på Xbox