I den moderna konkurrenskraftiga affärsvärlden står alla organisationer inför nya utmaningar när det gäller hållbar produktivitet och skapar den mest engagerade arbetskraften. Att uppnå målproduktionen i alla organisationer beror främst på konsistensen i produktivitetsnivån för de anställda.

I dagens affärsmiljö kan ingen organisation prestera på sina högsta produktivitetsnivåer om inte alla anställda har åtagit sig att förbättra organisatoriska nivåer för produktivitet. Detta innebär att de anställda kommer att bidra till verksamhetens tillväxt.

Men tyvärr tenderar vissa företagare att misslyckas med att övervaka den anställdas dagliga produktivitet, och resultatet är det faktum att deras arbetsprestationer kommer att påverka företagens tillväxt och det här kommer inte att kunna upptäckas och kontrolleras.

En sådan sak skulle förstöra företagets förmåga att uppnå sina mål. Men tack vare teknik och mjukvaruverktygen för att övervaka anställdas produktivitet, behöver organisationer inte vänta på en alltför lång varaktighet anställdas prestationsbedömningsprogram för att veta hur de gör på jobbet.

Huvudsakliga skäl till att använda övervakningsprogramvara för anställda

E-postmeddelanden är den främsta källan för dataintrång för företag eftersom anställda måste utbyta information genom affärskorrespondens, så det är viktigt att säkra och spåra information när du måste följa HIPAA-lagar, GRAMA-begäranden och FINRA-föreskrifter.

Det finns några enkla e-postövervakningslösningar tillgängliga på marknaden som hjälper dig att övervaka medarbetarnas e-postmeddelanden för att se till att kritisk data inte heller delas med avsikt eller oavsiktligt. Medarbetarövervakningsprogram inkluderar e-övervakningsförmågor och fler verktyg för att övervaka anställdas andra aktiviteter medan de gör sina jobb.

En annan central aspekt av programvaran för övervakning av anställda är förmågan att kontrollera deras aktivitet samtidigt som man använder företagets utrustning som dess bärbara datorer och skrivbord. Sådana lösningar kan låta dig se vilka webbplatser som dina anställda får åtkomst till, vilka är de anställda som vanligtvis laddar ner filer och när de ansluter eller tar bort USB-enheter.

Dessa verktyg kan också varna dig när vissa sökord söks som kräver oro från ditt företag och dessa inkluderar jobbsökning, pornografisökning eller sökningar relaterade till konkurrenskraftiga kontakter.

De bästa verktygen för att övervaka arbetsplatsen kommer att erbjuda dig administrativ kontroll som gör att du kan blockera sådana typer av aktiviteter och även begränsa åtkomsten till olämpliga eller osäkra webbplatser. Du kan framgångsrikt använda verktyg för att övervaka din anställds arbete för att ta reda på vad en anställd gör upp till dessa dagar.

Vad ska du ta hänsyn till juridiskt och tekniskt sett?

Att övervaka anställdas e-postmeddelanden kan tyckas vara en kränkning av anställdas integritet, men USA: s högsta domstol beslutade tillbaka 2010 att det är lagligt för organisationer och företag att övervaka de anställdas handlingar medan de är på jobbet och medan de använder affären ' Utrustning. Detta inkluderar personsökare, bärbara datorer, USB-enheter och mobila enheter. Program för att övervaka nyckelloggar och för att fånga lösenord kan användas även om det finns några etiska kontroverser kring ämnet för deras användning.

Det är viktigt att komma ihåg att den federala regeringen inte sätter begränsningar för anställdas internetövervakning. Å andra sidan finns det några enskilda stater som sätter skyddet först.

Fler och fler stater kräver för närvarande anställda att anmäla sina anställda i fall deras företag övervakar anställdas onlineaktivitet och detta inkluderar tangenttryckningar och e-postmeddelanden. Sådana aviseringar kan avslöjas i medarbetarnas handbok eller som en e-postpåminnelse.

Stealth-läge kontra transparent läge

När arbetsgivare använder sådana övervakningsverktyg kan de välja alternativet att använda dem stealth eller transparent läge.

Stealth-läge kallas också tyst läge, och det innebär att de anställda inte kan se det faktum att de övervakas. Högkvalitativa övervakningsverktyg körs osynliga och oupptäckta av anställda.

Det öppna övervakningsläget gör att dina anställda kan se övervakningsprogrammet på sina system. Sådan programvara kräver installation på varje enskild dator inklusive administrationsportalen. Detta kommer inte att vara lika enkelt som stealth-läge eftersom administratörer måste kontrollera varje rapport från varje system för att se hur de anställda har det.

Hur fungerar övervakningsverktygen?

Medarbetarspårningsverktyg måste installeras på flera system inklusive en centralstation om arbetsgivare vill att de inte ska upptäckas av användare. För att den här typen av verktyg ska fungera ordentligt måste du först stänga av brandväggen, och den slås på igen när installationen är klar.

Å andra sidan är det praktiskt taget omöjligt för programmet att arbeta utan ytterligare patchar och programmering för att göra det möjligt för PC-övervakningsprogramvara att arbeta runt programmet. Detta kommer att punktera ett hål i säkerhetssystemet, och det kommer att göra nätverket sårbart för alla typer av skadlig programvara, virus, spionprogram och så vidare.

Var försiktig med virus i förklädnad

Du bör vara medveten om det faktum att det finns många verktyg för övervakning av anställda som faktiskt är virus förklädda och även om de kan ge dig keylogging och fånga fångstfunktioner, kommer de också att samla in data bakom kulisserna och sälja dem för att bryta organisationens säkerhet. De flesta av verktygen för att övervaka anställdas aktivitet kan arbeta runt brandväggen, men det är fortfarande möjligt att vissa hot passerar oupptäckta.

Distribuera programvaran: Cloud och lokalt

En annan viktig aspekt att tänka på är hur du implementerar programvaran. Lokalen är det vanligaste alternativet och de flesta verktyg erbjuder det. Detta gör att du kan vara värd för programmet och de data som det samlar in på din egen server. Denna lösning kräver lite mer IT-kunskap och det kan ta längre tid att installera. Molnlösningar är å andra sidan enklare att hantera och de kan ställas in snabbare än den lokala implementeringen.

Lösningar som passar dina behov

Föräldraprogramvara och övervakningsprogramvara är två lösningar som övervakar datorns användning. De är båda installerade och används på en enda dator, och de utgör inte samma hot som till exempel e-övervakningsverktygen som vi redan sa att arbeta runt brandväggar.

Övervakningsprogramvara och programvara för föräldrar har ytterligare alternativ som är utformade för att förhindra cyberattacker tillsammans med verktyg för övervakning av barn och makar när de går online.

Det finns många företag som också letar efter e-postprogramvara och appar som övervakar utgående och inkommande meddelanden för spionprogram, virus och trojaner.

Det finns också e-postkrypteringsprogramvara som kan skydda personuppgifter och kritisk information när den överförs till tredjepartsmottagare. Sådana verktyg kommer att se till att den känsliga informationen bara åtkomst och används av individer som verkligen behöver informationen samtidigt som de håller den så säker som möjligt.

Här är de bästa fem valen för att övervaka anställdas aktivitet:

Teramind

Teramind tillhandahåller programvara som effektiviserar processen för att samla anställdas användarbeteende på datorer för att identifiera misstänkt aktivitet, för att övervaka effektivitet och effektivitet, för att upptäcka eventuella hot och för att säkerställa branschens efterlevnad. Teraminds uppdrag är att minska säkerhetsincidenter genom att ge realtid åtkomst till användaraktiviteter genom att erbjuda varningar, varningar, omdirigeringar och användarlåsningar för att hålla företag och organisationer så säkra och så effektiva som möjligt.

Programvaran finns både på plats och molnbaserade distributionsalternativ för att möta organisationens krav.

Teramind kan framgångsrikt identifiera vilka användare som är mest riskfyllda för ditt företag genom att analysera trenderna i deras beteende. Du kan kolla vilka specifika policyer de har brutit mot och sedan utbilda dem för att förhindra framtida incidenter.

Med det här verktyget kan du också skriva regler som reagerar på någon observerbar användaraktivitet, som att blockera ett e-postmeddelande från att skickas eller varna när ett visst dokument skrivs ut. Du har också möjlighet att spela in och logga in all aktivitet, och de spelar upp den som en video och analyserar sessionmetadata.

För att komma igång med programvaran måste du följa dessa steg:

• Registrera dig till Teramind Basic Cloud-övervakningsprogramvara för anställda gratis.
• Installera övervakningsagenterna på de maskiner du vill övervaka och besluta om antingen heltids- eller deltidsalternativ för kontroll.
• Du måste anpassa varje inställning för varning och övervakning för att skräddarsy plattformen efter dina behov.
• Du kan komma åt alla funktioner från programvarans plattform för unika övervakningsfunktioner som förbättrar både säkerhet och produktivitet.

HipChat

HipChat fungerar ganska bra som ett kompletterande verktyg för WorkZone-stilplattformar. Detta är ett tidshanteringsverktyg som i huvudsak är en snabbmeddelanden som är byggd för arbetsplatser. Du kommer att kunna använda den för att ställa in ihållande chattrum eller 1-mot-1-kommunikation.

En av dess mest användbara funktioner är en komplett chatthistoria, och nu kommer de anställda som missade ett möte på HipChat inte längre att behöva avbryta någon annan för att komma ikapp, de kommer bara att behöva besöka sessionen och bläddra igenom den snabbt.

Denna tidspårningsprogramvara är ett viktigt verktyg för att kontrollera anställdas dagliga jobbprestanda, och det kan visa sig vara en möjlighet att identifiera vilka strategier som leder till mest produktivitet.

WorkiQ

WorkiQ är ett verktyg som spårar anställdas datorbeteende och ger rapporter om deras tid som spenderas på icke-produktiva och produktiva applikationer. Verktygets instrumentbräda ger tydliga bilder som berättar vilka anställda och aktivt engagerade i sitt arbete och vilka som kontinuerligt distraheras.

Det här verktyget ger dig kraften att kategorisera alla typer av aktiviteter, spåra processer i alla applikationer och jämföra hur olika användare bearbetar liknande arbetsenheter. Hanteringspanelerna kommer att ge följande fördelar:

• Identifiera oproduktivt beteende vid tillfället
• Fläckande och också givande produktivt beteende
• Jämförelse av faktiska anställdas produktivitet, inklusive blandningen och komplexiteten i arbetet som de anställda hanterar
• Hantera fjärrarbetare
• Identifiera topputövare för att kunna replikera sina processer över tid
• Förbättra fördelningen av arbetet genom att identifiera underutnyttjade färdigheter eller överarbetade anställda

DeskTime

DeskTime är en enkel och säker tidspårningsapp som låter dig öka ditt företags effektivitet och produktivitet. Med det här verktyget kan du lättare övervaka den dagliga aktiviteten, sjukskrivningar, övertidsarbete och semesterns semester. Du kommer att kunna få en tydlig överblick över ditt teams arbetsflöde. Med DeskTime kan du spåra appar, webbadresser och även offline-tid och du kan också komma åt detaljerad information om hur dina anställda använder appar och webbplatser och vad de gör när de inte är online.

Verktyget erbjuder dina automatiska skärmdumpar och trackers för aktivitetsfrekvens som gör att du kan följa den tid du spenderat på enskilda projekt. DeskTime tillhandahåller djupgående insikter och rapporter för fakturering, och du kan använda dem för att enkelt anpassa, ladda ner och också skicka CSV-rapporter för att ge dina kunder den mest exakta informationen om hur mycket arbete och tid du spenderar på alla projekt som utvecklats av verksamheten..

Du kan övervaka lokala och avlägsna team från både din mobil och skrivbordet och på det här sättet kan du spara tid genom att titta över rapporterna om ditt företags resultat när du är på språng. Verktygets supportteam är tillgängligt via chat, röstbrevlåda och även e-post. Teamet från DeskTime följer branschens säkerhetsstandarder för att säkra den personliga information som de levereras med.

asana

Asana är ett verktyg som erbjuder uppgifter, projekt, instrumentpaneler och konversationer för att göra det möjligt för team att flytta arbetet mer effektivt från början till slut. Du kan använda den för att se framstegen för alla projekt utan att schemalägga ett statusmöte eller utan att behöva skicka e-post. Med det här verktyget kan du använda anpassade fält för att spåra allt som är av stor betydelse för dig oavsett om det är buggar, jobbansökare eller leads.

Du kan organisera dina uppgifter i delade listor eller styrelser för alla dina möten, program och initiativ. Avsnitten och kolumnerna låter dig anpassa Asana för att matcha dina arbetsflöden och lägga till struktur i alla dina projekt.

Du kommer att kunna dela upp arbetet i en uppgift i mindre delar eller dela upp arbetet mellan flera projekt och när en enda uppgift blir ett stort och ett viktigt initiativ kommer du snabbt kunna göra det till ett projekt.

Anställdas beteenden är oförutsägbara och med hjälp av dessa fantastiska verktyg kan du öka deras effektivitet på jobbet och din verksamhets totala produktivitet. Bläddra igenom dem alla och välj din favorit efter dina behov. Vi garanterar hög kvalitet för alla verktyg som vi har diskuterat ovan för att övervaka dina anställdas aktivitet på jobbet.