Receptionen är varje organisations ansikte och röst. En automatiserad mottagningsprogramvara förenklar hela processen för besökarhantering. Oavsett om det är kunden, kandidaten eller klienten för dem, är receptionisten den första kontaktpunkten med organisationen. Det är hela anledningen till att de är lika viktiga för ett företag precis som HR eller marknadsavdelningen.

Därför är en receptionist huvudansvarig för en trevlig upplevelse från den tid kunden ringer eller kommer in i organisationen. Men att hantera kommunikation ansikte mot ansikte, online och på samtal kan samtidigt vara stressande.

Övriga kontorsuppgifter som att ringa klienter, fakturera, schemalägga möten etc. kan bidra till deras redan utmanande jobb. Det är när en automatisk mottagningsprogramvara räddas.

Här är en snabb lista över några av de ledande programvaran för front office management för ökad effektivitet under 2019.

Vilka är de bästa automatiserade receptionistverktygen för PC?

Vonage Business Solutions

Vonage Business Solutions, tillgängliga som appar och nedladdningar hjälper till att förbättra affärskommunikationen. Denna molnbaserade automatiserade receptionist-programvara smälter enkelt med webbläsare, smartphones och affärsprodukter.

Vonage-telefonsystemen är perfekta för medelstora företag som finjusterar deras VoIP-telefonsystem med enheter som fungerar på internet.

Det hjälper också företagen att ansluta via telefon, via textmeddelanden eller genom videokonferenser som sparar mycket tid för receptionisterna.

Samtal tillkännagivande, stör inte alternativet eller screening till alternativet att ansluta olika enheter i en anknytning, är bland dess viktigaste funktioner. Kontohanterare kan hantera samtal via adminportalen och utvärdera samtalinspelningar, ändra synlighet i instrumentpanelen och mer.

De kan också se faktureringsdetaljer och fixa uppringningsbegränsningar på portalen. Förutom skrivbordslösningar kan användare också ladda ner sin mobilapp för enkel åtkomst. Det kan också synkroniseras med Google, Outlook eller CRM.

Pris: börjar från $ 19.99.

• LÄS OCH: 5 bästa programvara för ledig tid för att hålla dina anställda nöjda

GoCanvas

Datainmatning och kontakthantering är en av de avgörande aspekterna av receptionen. GoCanvas är en av de bästa programvarorna för front office management som hjälper användare att avsluta sitt arbete på några minuter.

Det kommer med kraftfulla funktioner för organisationer genom att hjälpa användare att skapa och fylla i obegränsade formulär. Som en bonus kan användare också spara obegränsad data.

Det erbjuder ett drag and drop-verktyg som gör det möjligt för användare att skapa sina egna mobilappar utan någon kodning eller programmering. Det gör det också möjligt för användare att fånga bilder för att kontrollera verktyg eller övervaka noshörning med bara ett klick.

Dessutom kan det hjälpa till att bekräfta en försäljningsorder genom att helt enkelt få en signatur på din smartphone.

Canvas hjälper också till med beräkningar för att korrekt uppskatta orderpriset. Vad mer? Det håller användare informerade om utrustningen eller teammedlemsplatsen med GPS-spårning.

Streckkodssökning med ett klick, sömlös assimilering av mobilbetalningar och överföring av kunddatabas i dess andra appar är några av dess andra anmärkningsvärda funktioner.

Pris: gratis testversion tillgänglig; företagsnivåversion börjar från $ 45.

LÄS OCH: 5 onboarding-programvara för att välkomna nya anställda 2019

Greetly Digital Receptionist

Greetly Digital Receptionist är en app för besökares incheckning som hjälper användare att göra mer. Administrationen är en kritisk och komplex del av alla organisationer och förenklar arbetsflödet med automatisering.

Från att hantera receptionen till fixa möten eller resplan, hjälper denna programvara att förenkla all multitasking och spara tid.

Denna front office management-programvara avser att spara pengar och öka effektiviteten och samtidigt erbjuda en hög grad av anpassning. Det fungerar på en molnbaserad besökarlogg och är alltid tillgänglig för extra bekvämlighet.

Dessutom skickar det omedelbara varningar via ett röstmeddelande, e-postmeddelanden, textmeddelanden eller med hjälp av Slack.

Pris: 14-dagars gratis testversion tillgänglig; börjar från $ 99 / månad.

• LÄS OCH: 4 bästa programvara för schemaläggning av restauranganställda för 2019

Jive Voice

Jive-röst är en annan molnbaserad och integrerad automatiserad rec

Denna mottagningsprogramvara är lämplig för olika företag i alla storlekar. Från röstbrevlådor till virtuell receptionist-programvara och erbjuder en rad värd-VoIP-sviter. Det här automatiskt skötselsystemet hanterar och uppdaterar telefonsystemet i realtid. Det kan göra det från en Internet-stödd enhet med hjälp av Jives webbplats.

Den visuella uppringningsplanredigeraren av appen hjälper telefonsystemet att konfigureras på ett fantastiskt sätt. Det hjälper till att skapa förhandsscheman med hjälp av en anpassad uppringningsplan som automatiskt aktiveras när användaren har lämnat. Användare kan också lägga till anpassade hälsningar samtidigt som de hjälper dem att lägga till schemat för hela dagen på en gång.

En av dess andra huvudfunktioner är Find Me / Follow Me som gör det möjligt för användare att dirigera inkommande samtal till flera telefoner i ett visst arrangemang. Detta hjälper enskilda användare att bygga ett exklusivt samtalsflöde medan de går över till deras anknytning.

Pris: börjar från $ 19, 95.

• LÄS OCH: 5 automatiserad CRM-programvara som varje företag bör använda

Hootsuite

Att hantera receptionen handlar inte bara om att delta i samtal eller att hantera besökare. Men det handlar också om att hitta och skapa en kunddatabas och ett av de bästa sätten att göra idag är genom sociala medier.

Hootsuite är utan tvekan en av de ledande programvarorna som hjälper användare att hantera sina sociala medier på ett ställe. På detta sätt fungerar det som en konkurrenskraftig programvara för front office management som hjälper receptionister att få tag på de sociala medierna.

Programvaran är utformad för att spara tid genom att hjälpa användare att schemalägga sina sociala inlägg. Det hjälper dem att alltid vara aktiva på sociala medieplattformar genom att automatiskt schemalägga flera av inläggen på alla sociala konton samtidigt.

Det håller också användare uppdaterade med förut godkänt innehåll som teamet kan publicera. Informationen sparas i användarens föredragna molnfil.

Vad mer? Det gör det också möjligt för användare att uppskatta effekten av kampanjer på sociala medier med detaljerad rapportering. Dessutom kan användare också leta efter och filtrera chattar med sociala medier med hashtags, nyckelord och även plats.

Användare kan hitta konversationer på flera språk. Detta hjälper dem att få en inblick i vad andra pratar om sitt varumärke, etc.

Pris: 30-dagars gratis testversion tillgänglig; därefter prissatt till $ 5, 99 / månad.

Till skillnad från den vanliga tron, har en receptionist i receptionen många saker att hantera. Från besökarhantering, att delta i kundsamtal, schemalägga möten, luncher eller reseplan, till att hantera klientdatabasen, det finns mycket som behöver göras.

Det här är några av de bäst automatiserade receptionistprogramvarorna som hjälper dem att spara i tid och förenkla saker. Så börja implementera dem i ditt företag för ökad produktivitet.