Varje app i iWork-sviten erbjuder valfritt lösenordsskydd för filer som skapats, ändrats eller öppnats i sina respektive program. I praktiken betyder det att ingen användare kommer att kunna öppna eller komma åt filen och se innehållet på sin Mac eller iOS-enhet utan att först ange lösenordet. Lösenordsskyddande iWork-dokument är ett utmärkt sätt att lägga till lite extra säkerhet eller integritet till viktiga filer, och det är enkelt att använda funktionen i alla iWork-appar i OS X, oavsett om det gäller Pages, Keynote eller Numbers.

Denna genomgång kommer att demonstrera hur man låser en exempelfil på Pages med ett lösenord, men lösenordsskyddet fungerar på exakt samma sätt i Numbers- och Keynote-appar för Mac också. De skyddade filerna är sedan kompatibla med iWork-appar på Mac eller någon annan plattform som stöds, oavsett om iWork i iOS eller iCloud, så länge som användaren som öppnar filen har rätt lösenord.

Hur man ställer in lösenordsskydd för en iWork-fil från Mac OS X med Pages, Numbers eller Keynote

1. Öppna filen du vill ställa in och kräv ett lösenord för – detta kan antingen vara en befintlig fil eller en ny fil som annars är tom
2. Dra ner "Arkiv"-menyn och välj "Ange lösenord"



3. Ange önskat lösenord och ställ in en ledtråd om så önskas (en vag ledtråd rekommenderas generellt, gör det bara inte för uppenbart)



4. Spara filen som vanligt från iWork-appen

Nu när ett lösenord har ställts in för filen kommer du att se att filikonen har ändrats för att visa ett lås över den för att indikera att den är skyddad.

För att öppna filen i en iWork-app krävs nu lösenordet och kommer att uppmana användaren att ange lösenordet – ingen förhandsgranskning av filen visas. Filen kan inte öppnas utan det lösenordet.

Om du anger rätt lösenord öppnas filen som förväntat, observera att låsikonen är synlig i menyraden, som också tjänar till att indikera i iWork-applikationen att filen som används är låst.

För de som använder iWork utanför OS X kan du också använda lösenordsskydd på filer som skapats i iWork-sviten med iPad, iPhone och iCloud också. Processen är något annorlunda på grund av att de apparna inte har en standard "fil"-meny, men oavsett var iWork-dokumentet skapades eller lösenordsskyddades kommer det att åtnjuta plattformsoberoende kompatibilitet med Pages, Keynote och Numbers.

Detta är ett bra trick med många potentiella applikationer, oavsett om du använder ett enkelt textdokument i Pages-appen för att fungera som en lösenordsskyddad dagbok, använder ett kalkylblad för att spåra utgifter och ekonomiska data i Numbers, eller bara vill låsa en speciell presentation innan den debuterar i Numbers. Du kan göra något liknande med Microsoft Office-dokument också, men tänk på att kompatibilitet mellan appar inte stöds i de situationerna, så om du låser en fil i Word förvänta dig inte att kunna öppna den i Pages, eller vice versa.

Det är onekligen användbart att individuellt låsa filer med lösenordsskydd, men det bör aldrig användas som en ersättning för ett stabilt systemomfattande skydd, som att kräva inloggning för Mac vid start, omstart och väckning, med FileVault-kryptering, eller allt ovanstående.